„Unsere Meetings sind immer wieder langweilig, anstrengend oder frustrierend…“ Das höre ich seit 35 Jahren und es hat sich auch mit der Einführung neuer Methoden wie Stand-up Meetings, Scrum-Treffen, Whiteboards , Canvas etc. nicht geändert.
Meetings sollten als spannend und produktiv erlebt werden – so dass man gerne in Meetings geht!
Aus der Erfahrung in der Begleitung von Hunderten von Meetings ist der „Meeting-Radar“ entstanden. Damit können Sitzungsleitende und Teilnehmende Störungen schnell erkennen und wirkungsvoll intervenieren.
Zum Beispiel kann der Informationsteil wesentlich verbessert werden, wenn man sich auf die Kernbotschaften fokussiert und folgendes beachtet:
– warum ist diese Information für die Teilnehmenden relevant?
– was kann man daraus lernen?
– was soll man sich merken und allenfalls weiter kommunizieren?
– was ist jetzt konkret zu tun?
„Informieren“ ist für sich genommen noch kein Ziel. Es braucht immer die Relevanz und mindestens ein Aktionsziel.
Woran liegt es, dass so viele Meetings als unproduktiv erlebt werden?
1. Komfortzone Informationsaustausch
In den meisten Sitzungen beansprucht der Informationsaustausch einen (zu) grossen Raum. Sobald in den Präsentationen die bullet-points heruntergelesen werden, verfallen die Teilnehmenden in eine Art „power-point-Trance“. Es wird langweilig, die Gedanken schweifen ab, es fehlt Involvement, Aktivierung und Herausforderung, … die Mails können im eigenen Notebook unauffällig abgearbeitet werden😉.
2. Planbarkeit vs. Freiraum
Meetings haben – aus guten Gründen – eine Traktandenliste, damit man die Sitzung planen, strukturieren und sich vorbereiten kann.
Gleichzeitig gibt es einen (nicht planbaren) Prozess, der gewissermassen ein Eigenleben entwickelt: plötzlich entsteht eine heftige Diskussion und man braucht mehr Zeit als eingeplant.
Planbarkeit und „der Energie folgen“ stehen in einem Spannungsverhältnis: das zeigt sich auch darin, dass es den einen wichtig ist, möglichst alle Traktanden effizient abzuarbeiten, während andere vertiefte Diskussionen mit viel Freiraum bevorzugen.
3. Partikulär- vs. Gesamtinteresse
Welchen Themen Aufmerksamkeit geschenkt wird, hängt auch mit der Rolle zusammen. In einer Geschäftsleitung interessieren sich CEO, CFO, CHRO eher für übergreifende -, Bereichsleitungen hingegen eher für bereichsspezifische Themen. Es kann zu Frustrationen führen, wenn die Relevanz unterschiedlich beurteilt wird.
Der Meeting-Radar zeigt auf, wie mit diesen Herausforderungen umgegangen werden kann und wie Meetings wesentlich produktiver gestaltet werden können. Er eignet sich als umfassendes Gestaltungs- wie auch als Feedback-Instrument.
Ein Teilnehmer schrieb mir neulich seine Erfahrungen damit:
“Transforming meetings into powerful catalysts ̶ for a culture of trust, inspiration and high effectiveness”.
